Штатное расписание — внутренний нормативный документ, разрабатываемый организацией в рамках своих компетенций с учетом норм трудового законодательства. Он закрепляет внутреннюю структуру предприятия, утверждает количество персонала и занимаемые должности. Расскажем, обязательно ли штатное расписание, и как его правильно составить.
Зачем компании штатное расписание
В законодательных актах нет пункта, обязывающего производственную организацию вести штатку. Но по ТК РФ основанием для возникновения трудовых отношений признается трудовой договор, подразумевающий выполнение сотрудником определенных функций за плату. Под функциями подразумевается работа по должности, имеющейся в штатке.
По Трудовому кодексу, если работник занимается выполнением обязанностей в рамках должности, то она должна присутствовать в расписании. Согласно официальной позиции Роструда, оформление работника на вакансию, не предусмотренную штаткой, расценивается как нарушение, и может повлечь ответственность в рамках кодекса административных правонарушений.
Документ необходим не только с точки зрения соблюдения закона. Штатное расписание производственной организации помогает оптимизировать и упорядочить работу, увидеть всю структуру, отслеживать количество штатных единиц, регулировать численный и качественный состав, спрогнозировать затраты на выплату зарплаты, гарантий и прочих компенсаций.
Функции штатного расписания
Штатное расписание производственной организации помогает:
- сформировать четкую структуру предприятия;
- вовремя проводить мероприятия по подбору персонала для закрытия вакансий;
- управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда;
- проводить мониторинг организационной структуры предприятия для оценки ее эффективности;
- анализировать загрузку сотрудников, объем выполняемых ими работ и оптимальность распределения трудовых функций;
- осуществлять контроль за соблюдением штатной дисциплины;
- обосновывать реструктуризацию структурных подразделений и оптимизацию численности работников.
Как заполнять штатку
Большинство производственных организаций для заполнения документа берут форму Т-3, утвержденную Госкомстатом. Бланк не относится к обязательным — компания вправе придумать собственную форму, если в этом есть необходимость.
Преимущества стандартного бланка Т-3 в том, что он включает все необходимые сведения о структуре предприятия, в том числе для проверяющих органов. В компьютерных системах, предназначенных для бухгалтерии и кадровых служб, унифицированная форма обычно используется по умолчанию.
Какую информацию должен содержать документ
Стандартная форма — это таблица, включающая следующие графы:
1. Наименования подразделений. Они увязываются по степени важности начиная с руководящих подразделений высшего звена.
2. Код подразделения. Его необходимо присваивать в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей производственной организации. Код состоит из двух цифр, но при разветвленной структуре с делением на подотделы и группы количество цифр в номере увеличивается.
3. Должность или профессия. Наименование необходимо проставлять на основании Единого квалификационного справочника должностей служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника профессий рабочих.
4. Количество штатных единиц. Рассчитывается по каждой должности и профессии, включая неполные ставки с определением долей.
5. Ставка. В штатке по одинаковым должностям стоит устанавливать единый размер окладов.
6. Надбавки. Компенсационные выплаты введены законом, а стимулирующие назначаются на усмотрение руководства организации. Они могут отличаться в зависимости от квалификации сотрудников, сложности их работы, количества и качества труда.
Кого не нужно вносить в штатное расписание
В штатное расписание не вносятся должности, на которые организация привлекает внештатных работников для выполнения сезонной, разовой или регулярной работы, потребность в которой возникает периодически. Со специалистами, не входящими в штат, нужно оформить не трудовой, а гражданско-правовой договор, поэтому отношения между исполнителем и нанимателем будет регулировать не ТК РФ, а Гражданский Кодекс.
Процесс утверждения штатного расписания
Штатное расписание ведет сотрудник, на которого возложена соответствующая обязанность — специалист отдела кадров, расчета заработной платы, бухгалтер и т.д.
Согласовывает и утверждает штатку руководитель производственного предприятия или должностное лицо, имеющее такие полномочия. Для принятия документа подписывается соответствующий приказ, на котором нужно проставить номер и дату вступления в силу.
Внесение изменений в штатное расписание
Когда в компании вводятся новые должности, корректируется количество штатных единиц или размер заработной платы, в нормативный документ вносят правки и дополнения. Корректировки проводят двумя способами:
- составляют новое расписание и утверждают приказом в стандартном порядке;
- редактируют действующее расписание и издают приказ с обоснованием внесенных изменений.
Если необходимо сократить штат при отсутствии вакансий, приказ об утверждении изменения издается заблаговременно и вступает в силу через два месяца. Этот период необходим для уведомления сокращаемых работников о реорганизации структуры.
Штатное расписание — бессрочный документ, поэтому составлять его заново с какой-либо определенной периодичностью не нужно. Но многие крупные предприятия обновляют штатку ежегодно в декабре, составляя новый документ на следующий календарный год.
Кадровые документы на производственном предприятии
Кроме штатного расписания в список основных кадровых документов входят: трудовая книжка работника, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, график отпусков, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, правила внутреннего трудового распорядка.
Помимо этого, на производственном предприятии для каждого работника создаются сменно-суточные задания, представляющие собой перечень работ, которые необходимо выполнить за смену на рабочих местах участка. Для их формирования также используются автоматизированные системы, только они направлены не на кадровый или бухгалтерский учет, а на эффективное планирование производственных процессов.
Adeptik MES — система для внутрицехового производственного планирования, которая позволяет:
- распределять работников по рабочим местам на смену;
- автоматически формировать и доводить до исполнителей сменно-суточные задания;
- контролировать процесс их выполнения;
- отслеживать сбои, которые происходят в производственном процессе;
- быстрое вносить корректировки в планы для поддержания их актуальности.
В системе Adeptik MES реализована технология искусственного интеллекта, позволяющая оптимизировать использование ресурсов, сроки производства продукции, избежать сбоев в производственном процессе, повысить производительность и общую эффективность деятельности предприятия.
