Как составить штатное расписание

Штатное расписание — детализированный документ, предназначенный для эффективного управления кадровыми ресурсами, оптимизации затрат на оплату труда и обеспечения бесперебойной работы предприятия. Как правильно оформить штатное расписание, чтобы оно максимально соответствовало потребностям и целям организации, — рассказываем в статье.

С одной стороны, штатное расписание рассматривается в Трудовом кодексе как локальный документ, ведение которого рекомендовано работодателям. Его утверждение является правом, а не обязанностью предприятия.

С другой стороны, в ТК штатное расписание упоминается как основание для выполнения работником трудовых функции. Его имеют право запрашивать налоговая инспекция, в том числе для проверки правомерности вычета НДС, а также трудовая инспекция и Социальный фонд. При наличии этого документа организация может обосновать сокращение и решать другие трудовые споры.

Штатное расписание производственной компании обеспечивает прозрачность в вопросах оплаты труда, служит важным инструментом для планирования бюджета, оптимизации кадровой политики и контроля за соблюдением трудового законодательства. Оно позволяет:

• зафиксировать состав и структуру кадров предприятия;
• определить численность персонала;
• распределить должностные обязанности;
• установить условия оплаты труда сотрудников;
• создать базу для кадрового планирования.

Штатное расписание описывает организационную структуру предприятия и сводную информацию о его кадровом составе. В нем перечислены все подразделения и должности с указанием специальности или профессии, предусмотренные для обеспечения эффективной работы этих подразделений. Кроме этого, в документе обозначается количество штатных единиц по каждой позиции и устанавливается размер оплаты труда. Он не содержит персональных данных сотрудников, занимающих те или иные должности, поскольку служит инструментом планирования и распределения рабочих мест, который помогает контролировать численность и затраты на персонал без привязки к конкретным людям.

В большинстве случаев используется стандартная форма Т-3, при этом она является рекомендованной, поэтому предприятие при необходимости имеет право создать свой вариант бланка, закрепив его в учетной политике. Важно, составить штатное расписание так, чтобы оно включало все необходимые данные, поэтому форму Т-3 желательно взять в качестве образца.

Чтобы заполнить штатное расписание, нужно внести информацию в шапку документа и имеющиеся графы:

• В шапке указывают название организации, код по ОКПО, номер штатного расписания, даты составления и вступления в силу, дату и номер приказа об утверждении документа, количество штатных единиц.
• В графах 1 и 2 перечисляются наименования подразделений работодателя и присвоенные им числовые коды.
• В столбце 3 проставляются должность, специальность, профессия, разряд, квалификация.
• В графе 4 прописывается количество штатных единиц для каждой должности.
• В столбце 5 содержится информация о размерах окладов и тарифных ставках, в графах 6-8 показываются доплаты, надбавки и т.д., в 9 столбце — общая сумма.
• В последней графе указывают дополнительные данные — ссылки на приказы, положения и т.д.

Документ подписывают начальник кадровой службы или руководитель организации, а также главный бухгалтер. Если нет главного бухгалтера, то подпись ставит сотрудник, на которого возложена ответственность за ведение бухучета. После подписания необходимо издать приказ об утверждении штатного расписания, который составляется в свободной форме и подписывается руководителем организации, а также главным бухгалтером при его наличии.

При изменении организационной структуры, численности персонала, переименовании должностей, пересмотре оплаты труда, необходимо вносить корректировки в штатное расписание. Для этого нужно составить соответствующий приказ указанием оснований для внесения изменений. При необходимости значительных корректировок, целесообразно утвердить новое штатное расписание.

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания. Документ действует на постоянной основе до тех пор, пока не потребуется внести изменения или заменить его новым. При этом, предприятие может обновлять его на регулярной основе по собственной инициативе.

Штатное расписание напрямую не связано с трудовой деятельностью, поэтому предприятие имеет право не знакомить работников с документом, если это не подразумевается в коллективном договоре. При необходимости компания может выдать выписку из штатного расписания по запросу сотрудника. Кроме этого, документ необходимо предоставить контролирующим органами, если поступил соответствующий запрос.

Штатное расписание на производстве составляется с учетом характера и специфики производственного процесса:

• Учет производственной необходимости. При планировании численности и состава рабочих важно учитывать производственные мощности, объемы выпускаемой продукции, особенности технологического процесса и требования по нормам выработки. Документ должен отражать реальную потребность в работниках для обеспечения бесперебойной работы производства.
• Дифференциация по профессиям и квалификации. Важно четко разделять должности и учитывать квалификацию, чтобы обеспечить соответствие компетенций работников выполняемым задачам.
• Учет сменного режима работы. Многие производственные предприятия работают в несколько смен, поэтому необходимо тщательно планировать количество рабочих на каждую смену, чтобы обеспечить непрерывность производства и соблюдение норм труда и отдыха, а также предусмотреть резервные кадры на случай замены или болезни.

Грамотно составленное штатное расписание в сочетании с качественным производственным планированием способствует эффективной организации производственного процесса и оптимизации использования трудовых ресурсов. В частности, автоматизированная система производственного планирования Adeptik APS составляет производственные планы с учетом квалификации сотрудников, что позволяет точно оценить потребности производства в специалистах с определенными компетенциями, в том числе для формирования штатного расписания. Кроме этого, система позволяет перераспределять работников с учетом отпусков и больничных, минимизирует простои персонала и подбирает кадры для выполнения операций таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность производства.