В современном мире автоматизация бизнес-процессов становится обязательным условием успешного функционирования любого производственного предприятия. Для этого компании внедряют информационные системы, которые помогает повысить эффективность управления. Одними из наиболее распространенных являются системы планирования ресурсов предприятия – ERP. Их основная задача – оптимизация бизнес-процессов производственной компании.
Что такое ERP-система
ERP-системы – это программное обеспечение для планирования ресурсов, которое используется для управления производственной деятельностью предприятия и бизнес-процессами во всех подразделениях через централизованное приложение. Фактически это глобальное хранилище, где содержится вся корпоративная информация.
ERP-система состоит из программных модулей, каждый из которых ориентирован на решение определенной группы задач: планирование производства, управление закупками, контроль запасов, управление персоналом, маркетинг, управление сбытом и т.д. Благодаря использованию общего хранилища соблюдается стандартизированный режим обработки сведений. В результате не происходит дублирование информации, а между подразделениями предприятия отсутствует недопонимание.
Преимущества ERP-системы для производственного предприятия:
- объединение имеющихся бизнес-процессов;
- стандартизация работы;
- повышение эффективности планирования;
- всесторонний контроль работы подразделений;
- повышение прозрачности бизнес-процессов;
- упрощение анализа и оценки качества работы;
- оперативный обмен информацией между отделами;
- повышение качества управленческих решений.
Внедрение ERP осуществляется с целью увеличения прибыли и снижения затрат. Оптимизация бизнес-процессов дает не только финансовый результат, но и помогает сэкономить время, необходимое для анализа текущей ситуации.
Эволюция ERP-систем
Развитие корпоративных информационных систем проходило в несколько этапов, на каждом из которых для них использовалась определенная концепция. Первая концепция – MRP (планирование потребности предприятия в материальных ресурсах). Она была сформулирована в 60-х годах XX века Американским обществом по контролю за производством и запасами.
Системы MRP не учитывали производственные мощности, их загрузку, трудовые ресурсы и т.д., поэтому со временем им на смену пришли системы планирования ресурсов производства, основанные на концепции MRP II. В начале 90-х годов в результате интеграции систем класса MRP II с модулем финансового планирования FRP появилась концепция ERP – планирование ресурсов предприятия.
В 1999 году был предложен новый стандарт ERP II – управление внутренними ресурсами и внешними связями организации. На его основе создаются корпоративные информационные системы, дополненные функциональностью CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), SCM (управление цепочками поставок) и электронной коммерции. ERP II – это открытые системы, которые предназначены не только для внутренних задач, но и для оперативного решения возникающих проблем с партнерами и клиентами.
Но эволюция на этом не остановилась. В связи с повышением динамизма современных производственных систем, предприятия столкнулись с проблемой достоверности и точности планирования. Для решения этих задач были разработаны APS (концепция оптимизированного синхронного производственного планирования) и MES (система управления производством), которые могут использоваться совместно с ERP-системами.
В чем разница между ERP от MRP II
ERP и MRP II — это системы разного уровня. Если MRP II ориентировано на планирование ресурсов производства, то в ERP происходит планирование ресурсов производственной компании в целом. В системе управления предприятием они отвечают больше за стратегию и затрагивают все ключевые аспекты деятельности.
Таким образом, в системах ERP предусмотрена автоматизация всех процессов на предприятии, а в MRP — конкретно производственной деятельности. При этом, MRP существенно уступают новому классу систем APS, которые обеспечивают интеллектуальное планирование и автоматизацию гораздо большего спектра процессов цепочки поставок, более эффективную оптимизацию и управление производственной деятельностью предприятия в реальном времени.
Несмотря на разницу, в системах MRP II и ERP используются одинаковые принципы:
- деятельность по производству рассматривается как комплекс процессов, объединенных системой заказов;
- процессы организуются с учетом ограниченности ресурсов предприятия;
- управление направлено на сокращение производственных циклов и оптимизацию запасов для снижения издержек;
- закупка сырья и материалов производится с учетом заказов и графиков производства;
- управление движением заказов увязывается с заданными экономическими показателями;
- одним из основных приоритетов считается соблюдение сроков выпуска продукции.
Возможности ERP-систем
Каждый модуль ERP системы выполняет определенную функция, связанную с деятельностью предприятия. Модули бывают внутренние, предназначенные для сотрудников предприятия, и внешние, доступ к которым имеют клиенты и партнеры. В зависимости от разработчика набор модулей может меняться. К типовым можно отнести:
- Финансы. Модуль финансов и бухгалтерского учета является основой большинства ERP-систем. Помимо ведения главной книги и автоматизации основных финансовых задач, он помогает предприятиям отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность, создавать финансовые отчеты, соблюдать стандарты, снижать финансовые риски и выполнять многие другие операции.
- Управление персоналом. Модуль позволяет осуществлять кадровый учет, выполнять расчет заработной платы, вести учет рабочего времени, графики работы, планировать кадровый состав, управлять мотивацией персонала.
- Продажи. Этот модуль помогает контролировать коммуникации с клиентами, планировать и управлять каналами сбыта, заказами, ценообразованием.
- Управление цепочкой поставок. Этот элемент предоставляет инструменты для управления запасами, складскими операциями, транспортировкой и логистикой.
- Производство. Этот модуль обычно включает функции планирования производственных мощностей, потребности в материалах, планирования и организации производства, управления качеством и т.д.
- Закупки. Этот блок позволяет автоматизировать и оптимизировать закупку сырья, компонентов, деталей, расходных материалов, отслеживать сроки поставок и обеспечивать их соблюдение, вести аналитическую отчетность по расчетам с контрагентами и объемам закупок и т.д.
- Спецификации. Модуль позволяет описать состав продукции и технологию ее изготовления, на основании которых рассчитываются потребности в ресурсах. Он, как правило, используется в связке с модулем планирование производства.
Структуру ERP-систем можно разделить на базовые и расширенные элементы, то есть при внедрении можно выбрать определенный набор модулей, который необходим конкретному производственному предприятию. Подключение и отключение модулей происходит без нарушения работы всего комплекса.
Как выбрать ERP-систему
На IT-рынке можно найти ERP-системы как западных, так и российских разработчиков. Первые имеют богатый функционал и улучшенные алгоритмы, поскольку на Западе ERP-системы используются гораздо дольше. Преимущества отечественных ERP-систем заключаются в том, что они изначально разрабатывались с учетом специфики российского производства. Кроме этого, в них используются широко распространенные языки программирования, а на рынке имеется множество специалистов, центров поддержки и внедрения.
При выборе необходимо учитывать и затраты, которые понесет предприятие. Полноценная ERP система является довольно затратной для любой организации. В стоимость включают программное обеспечение, работы по планированию, внедрению, настройке и тестированию, последующее обслуживание. Поэтому важно оценить сроки окупаемости проекта и выбрать систему, которая будет помогать в достижении целей предприятия, не требуя излишних вложений.
Необходимо оценивать и то, насколько ERP-система соответствует особенностям производственного и бизнес-процессов, а также уточнять возможность ее адаптации к индивидуальным потребностям предприятия.
Еще один важный параметр — это безопасность системы. Она должна обеспечивать разграничение прав доступа к данным в соответствии с должностными инструкциями пользователей, защиту данных от несанкционированного доступа, безопасность данных при внештатных ситуациях и т.д.
Этапы и особенности внедрения
Внедрение ERP-системы занимает длительный период времени и включает подготовительный этап всестороннего изучения деятельности компании, который помогает понять готовность предприятия и его бизнес-процессов к автоматизации. Если пропустить этот этап, внедрение может оказаться неудачным.
Если все процессы достаточно отлажены и внедрение не нарушит стабильную работу предприятия, составляется план проекта — список требований к ПО и определение областей деятельности, которые необходимо автоматизировать.
Только после проведения подготовительных мероприятий программное обеспечение внедряется в бизнес-среду компании:
- устанавливается ПО, переносится информация из старых систем учета в ERP, проводится проверка работоспособности системы и устранение ошибок;
- сотрудники обучаются работе с с системой, чтобы минимизировать ошибки в процессе использования;
- ПО настраивается и вводится в эксплуатацию.
Какие проблемы могут возникнуть при внедрении и эксплуатации ERP
Статистика показывает, что внедрение ERP-системы может не оправдать ожидания. Неудачи часто связаны с ошибками на этапе подготовки. При сборе информации о требованиях к ERP-системе бизнес-процессы должны подвергаться тщательному анализу. Если система функционально не покрывает требования заказчика, нужна или ее доработка, или изменение бизнес-процесса под уже реализованный функционал ERP.
Кроме этого, важную роль играет человеческий фактор. Это может быть недостаточная вовлеченность руководства или саботаж со стороны сотрудников, которым сложно адаптировать свою работу под новые условия. В результате предприятие не использует всех возможностей системы и не получает запланированный результат.
ERP-системы универсальны, но именно поэтому они не могут обеспечить максимальную эффективность многих процессов, связанных с производством. Поэтому необходимо определить четкие цели автоматизации. Если они заключаются в необходимости улучшения производственных процессов, стоит рассмотреть системы класса APS в качестве альтернативы системе ERP или ее дополнения.