Что такое ERP⁠-⁠система

Современные производственные предприятия ежедневно работают с большим объемом информации: заказами, запасами материалов, производственными заданиями, финансовыми документами, данными о персонале и состоянии оборудования. По мере роста бизнеса управлять всеми процессами с помощью отдельных программ или таблиц становится все сложнее. Для решения этой задачи предусмотрены ERP-системы, которые переводят все бизнес-процессы в единую цифровую среду.

Рассказываем, как работает ERP-система, какие бывают виды этого программного обеспечения и почему оно необходимо современному бизнесу.

Аббревиатура этого класса ИТ-решений расшифровывается как Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия. В производственных организациях ERP-система консолидирует финансовые, производственные, кадровые и другие данные в рамках одной цифровой платформы.

Наличие единой базы данных означает, что изменения, внесенные одним пользователем, мгновенно отображаются во всей системе, благодаря чему руководство получает актуальную информацию о состоянии предприятия, а сотрудники могут быстрее взаимодействовать друг с другом без необходимости постоянно передавать данные между различными программами.

Основные цели использования ERP-системы — повышение эффективности и прозрачности работы, автоматизация процессов, улучшение качества управления.

Для чего нужна автоматизированная система управления предприятием:

• Ускорение бизнес-процессов. Автоматизация рутинных операций помогает сократить время на их выполнение.
• Повышение качества данных. Благодаря единой базе сокращается количество ошибок и риск дублирования информации.
• Повышение прозрачности. Применение ERP дает возможность контролировать и анализировать все сферы деятельности организации.
• Координация работы различных подразделений. ERP способствует устранению разрозненности в работе компании, ускоряет обмен данными и превращает изолированные отделы в единый механизм.
• Повышение качества управления. Система формирует отчеты, которые позволяют анализировать показатели работы предприятия и принимать обоснованные решения на основе актуальной информации.

Несмотря на различия между решениями разных разработчиков, большинство корпоративных ERP-систем имеет схожую архитектуру. Она включает несколько ключевых компонентов, которые обеспечивают хранение данных, их обработку и работу пользователей с системой.

База данных — это единое централизованное хранилище, где находится вся информация о деятельности предприятия: номенклатура, спецификации, контрагенты, заказы, остатки на складах, кадровый состав, финансовые проводки и т. д.

ERP — это программное обеспечение, состоящее из отдельных функциональных блоков, каждый из которых отвечает за автоматизацию определенной группы бизнес-процессов. Модульный принцип позволяет постепенно расширять функционал ERP-системы, адаптируя ее под текущие потребности конкретного предприятия.

Сервер приложений — техническое ядро системы, которое обрабатывает запросы пользователей, выполняет математические расчеты, запускает алгоритмы, обеспечивает общую работоспособность софта, управляет доступом к данным и обеспечивает взаимодействие между модулями.

Интерфейс представляет собой программную оболочку, через которую сотрудники взаимодействуют с информационной системой ERP. Он отвечает за ввод данных, просмотр отчетов, выполнение операций и получение информации, необходимой для повседневной работы различных подразделений.

Для управления ресурсами производственного предприятия чаще всего используется стандартный набор модулей ERP, который решает основные управленческие и операционные задачи производства.

Финансовый модуль предназначен для автоматизации учета движения денежных средств и непрерывного контроля за финансовой устойчивостью компании. В его функции входят:

• учет доходов и расходов;
• расчет фактической себестоимости;
• ведение бухучета;
• формирование финансовой отчетности;
• расчет налоговых обязательств;
• контроль исполнения бюджетов;
• автоматизация расчетов с поставщиками и заказчиками.

Модуль управления персоналом охватывает кадровое делопроизводство и учет трудовых ресурсов предприятия. Он обеспечивает:

• ведение кадровой документации;
• учет рабочего времени;
• расчет зарплаты;
• учет квалификаций сотрудников;
• формирование кадровой отчетности.

Модуль управления запасами помогает контролировать движение сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции. Он обеспечивает:

• учет складских остатков;
• контроль движения материальных ресурсов;
• управление партиями;
• проведение инвентаризаций;
• отслеживание резервов под заказы;
• контроль минимальных и страховых запасов;
• анализ оборачиваемости материалов и готовой продукции.

Модуль закупок предназначен для организации взаимодействия с поставщиками и обеспечения предприятия необходимыми ресурсами. В перечень функций этого модуля входят:

• формирование заявок на закупку;
• ведение базы поставщиков;
• контроль сроков поставки;
• учет поступления материалов;
• анализ закупочной деятельности;
• контроль исполнения договорных обязательств.

Производственный модуль обеспечивает учет и сопровождение производственных процессов:
ведение спецификаций и технологических маршрутов;

• формирование производственных заказов;
• учет выпуска продукции;
• контроль расхода материалов;
• объемно-календарное планирование производства;
• расчет потребности в сырье и материалах;
• учет прямых производственных затрат;
• расчет нормативной себестоимости изделий;
• отслеживание выполнения производственных операций;
• контроль загрузки производственных участков.

Модуль продаж обеспечивает сопровождение заказов клиентов и учет отгрузок готовой продукции. Он используется для:

• мониторинга исполнения и учет поступающих заказов;
• формирования коммерческих документов и отчетов;
• управления отгрузками;
• анализа объемов продаж.

ERP могут различаться по ряду признаков:

• По назначению программное обеспечение подразделяется на универсальное и отраслевое. Универсальные решения содержат стандартный набор функций, который подходит большинству компаний, но часто требуют доработки. Отраслевые программные продукты создаются под специфику конкретной отрасли — металлургии, фармацевтики, машиностроения, пищевого производства и т. д.
• По архитектуре выделяют монолитные и модульные платформы. Монолитные поставляются в виде единой комплексной программы, а модульные позволяют внедрять автоматизацию поэтапно, подключая только те блоки, которые необходимы в данный момент.
• По методу установки софт бывает облачным, приватным (on-premise) и гибридным. Облачные корпоративные системы разворачиваются на серверах разработчика, а пользователи получают доступ через интернет. Приватные решения устанавливаются непосредственно на собственных серверах предприятия, гарантируя максимальную безопасность данных. Гибридные сочетают оба подхода, позволяя хранить на собственных серверах только критически важные данные.
• По типу лицензии программные продукты разделяют на коммерческие (проприетарные) и с открытым исходным кодом (open-source). При использовании коммерческой модели предприятие платит регулярные взносы или покупает постоянные лицензии, получая взамен официальную поддержку. Решения с открытым кодом бесплатны, но требуют наличия собственной сильной команды программистов для развития и поддержки системы.

В процессе цифровизации предприятия нередко используют сразу несколько классов информационных систем. Несмотря на то, что они пересекаются по отдельным функциям, их назначение и решаемые задачи существенно различаются.

CRM (Customer Relationship Management) используется для автоматизации работы с клиентами. Основное внимание в таких решениях уделяется работе с заказчиками, ведению сделок, сопровождению продаж, клиентскому сервису и анализу клиентской базы, тогда как функции ERP-систем значительно шире. Одновременное использование этих систем позволяет связать процессы продаж с производством и снабжением, автоматически передавать информацию о новых заказах и использовать ее для оценки потребности в материалах, проверки доступности ресурсов, планирования закупок и подготовки производства еще на этапе согласования коммерческих условий с клиентом.

APS (Advanced Planning and Scheduling) — это специализированная система для укрупненного и оперативного производственного планирования. Основными задачами APS являются планирование производства с учетом существующих ограничений, балансировка производственных мощностей, оптимизация использования ресурсов и оперативная корректировка планов при изменении условий работы предприятия. Интеграция APS и ERP позволяет использовать данные о заказах, запасах, закупках, о составах изделий и маршрутах их обработки для построения реалистичных производственных планов, оценивать их выполнимость, прогнозировать загрузку мощностей и адаптировать производство под текущую ситуацию.

Переход на единую платформу управления представляет собой комплексный проект, который затрагивает большинство подразделений предприятия. Успешный результат зависит не только от выбора программного продукта, но и от качества подготовки внутренних процессов.

Как правило, план внедрения ERP выглядит следующим образом:

1. Анализ существующей бизнес-модели.
2. Постановка целей и задач проекта.
3. Определение требований к корпоративной системе.
4. Изучение особенностей и нюансов ERP разных разработчиков.
5. Выбор программного продукта и состава внедряемых модулей.
6. Подготовка данных для переноса в новую систему.
7. Настройка ПО под специфику предприятия.
8. Интеграция с другими программами, которые уже использует бизнес.
9. Обучение сотрудников, которые будут работать в системе.
10. Проведение тестирования на пилотном участке.
11. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.
12. Развитие и совершенствование внедренного решения.

ERP-системы позволяют существенно повысить управляемость предприятия, но, как и любой масштабный инструмент автоматизации, они имеют не только преимущества, но и определенные ограничения.

К основным преимуществам ERP относятся:

• снижение издержек за счет более эффективного управления ресурсами;
• сокращение избыточных складских запасов;
• повышение точности учета материалов и готовой продукции;
• снижение количества ошибок при выполнении операций;
• сокращение времени подготовки управленческой отчетности;
• повышение исполнительской дисциплины и стандартизация процессов;
• лучшение контроля производственных затрат;
• повышение точности расчета себестоимости продукции;
• снижение рисков потери данных.

Сложности и недостатки внедрения ERP:

• высокая стоимость и длительные сроки внедрения и адаптации;
• необходимость изменения существующих бизнес-процессов;
• значительные требования к качеству исходных данных;
• потребность в обучении сотрудников;
• зависимость эффективности системы от полноты и актуальности информации.

Для производственных компаний существенным недостатком ERP-систем могут стать ограниченные возможности в области производственного планирования, которое опирается на последовательные расчеты и исходит из допущения, что производственные мощности безграничны, из-за чего планы становятся невыполнимыми.

В российской системе Adeptik APS использованы технологии искусственного интеллекта и методы современной математики для формирования реалистичных планов и производственных графиков. Система обеспечивает:

• Синхронное планирование. Adeptik APS одновременно увязывает планы продаж, графики поставок материалов и реальные возможности производства в единую цепочку. Это позволяет точно определить, какие материалы, в каком объеме и к какому сроку потребуются для выполнения заказов, чтобы производство работало непрерывно, а оборотные средства бизнеса не замораживались в излишках на складе.
• Формирование планов и графиков с учетом ограничений. При расчете производственных планов система учитывает не только доступность оборудования, технологические маршруты, графики работы персонала, наличие материалов, но и графики ремонта, квалификацию сотрудников, наличие оснастки и другие ограничения. Благодаря этому предприятие получает реалистичные планы, которые могут быть выполнены на практике.
• Многокритериальную оптимизацию. Алгоритмы системы позволяют находить оптимальные решения при наличии множества критериев, которые могут противоречить друг другу. Например, при формировании плана необходимо одновременно обеспечить соблюдение сроков исполнения заказов, эффективную загрузку мощностей, и свести к минимуму количество переналадок.
• Сценарное моделирование. Adeptik APS позволяет моделировать различные варианты планов, заранее оценивать последствия управленческих решений и выбирать наиболее выгодный для предприятия алгоритм действий.
• Перепланирование в реальном времени. При изменении производственной ситуации система оперативно пересчитывает планы и расписания с учетом новых условий. Это позволяет быстро реагировать на поломки оборудования, срочные заказы, изменения спроса и другие события.