Как мы уже писали ранее, внедрение автоматизированной системы управления сервисным обслуживанием (FSM – Field Service Management) требуется компаниям, если необходимо:
- ведение журнала сервисных операций;
- соблюдение SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне предоставления услуг) перед внутренними или внешними заказчиками;
- автоматическое оптимизационное планирование задач (диспетчеризация).
Фокус таких компаний, прежде всего, на достоверности и точности данных о выполненных работах, оказанных услугах. Например, сервисная компания обслуживает дорогостоящее медицинское оборудование. И вдруг оно ломается. Само собой, владелец оборудования обратиться в эту сервисную компанию. И тут необходимо оперативно поднять всю историю обслуживания этого оборудования: кто, когда, что делал, что заменил и т.п. Тут на помощь как раз и приходит автоматизированная FSM-система, в которой хранится вся история, что позволяет оперативно принимать решения на основе достоверных данных.
Хотим подчеркнуть значимый плюс, который даёт FSM-система и для работы выездных инженеров, а в итоге и для компании в целом. Это электронный документооборот по сервисным актам, которые выездные сотрудники подписывают у заказчиков после выполнения работ.
Имея мобильно устройство, в котором полностью автоматизировано выполнение всех сопровождающих основные работы задач, инженер имеет возможность уделить больше времени и внимания качеству оказания сервисных услуг.
А именно акты выполненных работ в электронном виде имеют ряд преимуществ:
- на их оформление уходит гораздо меньше времени по сравнению с бумажными формами;
- они наиболее точны, т.к. инженеру не нужно копаться в дополнительных документах, что-то вспоминать и заносить какие-то данные вручную из других источников;
- они не теряются и попадают в офис автоматически и без задержек;
- значительно сокращают оборот бумаги, что является экологичным;
- безошибочное отслеживание оказанных сервисных услуг (от приёма заявки до подписания акта).
С бумажными актами – большие риски для компании потерять деньги. Ведь, как обычно, может пройти несколько дней, неделя пока акты попадут в офис. Хорошо, если акты не потеряются по дороге, а вместе с ними и деньги компании, так как только в актах и указывается полный объем оказанных услуг/выполненных работ. Затем, кому-то обычно приходиться вводить с бумажных актов информацию вручную. И тут снова риски. Если акт заполнен неразборчивым почерком, приходится искать правду, связываться клиентом, просить сервисного инженера приезжать в офис, давать уточняющую информацию. В итоге задействуются дополнительные ресурсы в офисе, тратится много рабочего времени и энергии просто впустую, и тут компания снова теряет деньги.
Электронные акты, мгновенно оказываясь в офисной системе, ускоряют работу бухгалтерии по выставлению счетов. Благодаря мобильному обмену, им больше не нужно ждать, пока выездные инженеры вернутся в офис, чтобы получить документы, подтверждающие факт выполнения работ.